프레젠테이션(발표) 적당히 잘하는 법

직장 생활하다 보면 만나는 복병이 있으니 그것은 바로 '프레젠테이션(발표)'입니다. 

학창 시절 다 아는 나의 반 친구들 앞에서 한 발표도 떨리고 긴장되는데, '이해관계자들을 앞에 두고 목적을 이루기 위해 발표를 한다'는 것은 정말 피 말리는 순간이 아닐 수 없습니다. 

그렇다고 학교에서처럼 발표하고 싶은 사람 손들어서 시키는 것도 아니고, 회사에서는 자신이 맡은 일은 자신이 어떻게 하든 발표를 진행해야 하는 경우가 많습니다.

 

더욱이 발표의 순간은 본인이 의도하든 그렇지 않든 '많은 사람에게 자신의 존재감과 능력을 각인'시키는 시간이므로 발표는 직장생활에서 매우 중요하다고 할 수 있습니다.  

 

발표를 아무리 못하는 사람이라도 적당히 잘할 수 있는 다음의 열 가지 TIP을 제시합니다. 

1. 최대한 많이 해보기

경험을 이길 수 있는 것은 없습니다. 지속해서 발표에 노출이 되는 환경을 신일 때부터 만드는 것이 좋습니다.
특히 신입일 때는 '실수해도 그 파장이 크지 않고', 또 '신입이니깐 그럴 수 있다'고 인정해주는 분위기도 있으므로 최대한 이 시기에 발표에 자신을 많이 노출하는 것이 현명한 선택인 것을 기억하시기 바랍니다. 

2. 시나리오를 작성하라 

PPT의 페이지별로 자신이 어떠한 멘트를 할 것인지 시나리오를 작성하시기 바랍니다 
시나리오를 작성하는 것만으로도 '자신이 어떤 이야기를 할지 고민을 하고 이에 맞는 최적의 구성을 하게 됩니다'.
이러한 고민의 과정에 따라 논리있는 전개와 더불어 자신이 해야할 멘트를 자연스럽게 암기하게 됩니다.

3. 시뮬레이션하라

시나리오를 작성한 후 발표하는 것을 시뮬레이션하시기 바랍니다.

처음에는 혼자 시뮬레이션 하며 '녹음' 또는 '녹화'를 하고 연습이 어느정도 되면 동료나 선임들을 앞에 두고 시뮬레이션하고 피드백을 들으면 좋습니다. 단 이때에도 녹화(녹화가 불가능할 때 녹음)하시기 바랍니다.

본인이 청중을 어떻게 바라보는지, 청중을 바라보며 어떤 제스추어를 하는지, 청중이 자신의 멘트 어떤 부분을 잘 이해하고 이해하지 못하는지를 확인할 수 있게 됩니다.

4. 자신의 발표한 녹음본을 연속해서 들어라 

본인이 시뮬레이션한 것을 통근 시간이나 쉬는 시간을 통해 여러 번 들어보시기를 바랍니다.
이 과정을 통해서 자신의 발표 어투나 논조를 재점검할 수 있고, 더 자연스럽게 교정할 수 있을 뿐만 아니라 발표 시나리오를 인지하고 암기할 수 있게 됩니다.

* 대본을 달달 외우는 방식으로는 현장에서 좋은 발표가 불가능합니다. 녹음본에 자주 노출되어서 인지하고 암기하는 과정을 거치세요~

 

5. 발표자에게 필요한 것들은 본인이 사전에 확인 및 준비

발표에 필요한 노트북, 포인터, 발표자용 물, 자료 등은 혹시 다른 사람이 챙겨준다고 해도 본인이 확인하고 직접 챙기시기 바랍니다.

이러한 것들이 하나 빠져도 자연스럽게 발표를 할 수 있는 내공이 생기기 전까지는~

6. 발표장소에 맞는 복장을 갖춰라 

발표할 때는 조금 더 포멀한 복장을 하시기 바랍니다.
발표를 듣는 사람은 발표 내용에 대해서는 '화자의 구두 전달'보다는 '인쇄물'에 더 의존합니다.
그들은 발표 내용보다 발표자의 외모나 복장, 말투, 음성, 표정 등에 더 많은 영향을 받습니다. 
본인이 깔끔하고 단정한 옷차림을 한다면 발표내용에 대한 신뢰도나 호감도 역시 상승합니다. 

7. 발표 때는 불필요한 제스추어나 유머를 하지 않는다

때론 딱딱한 분위기를 좋게 한다는 취지로 '유머나 불필요한 제스추어'를 하는 경우가 있습니다. 
하지만 아직 신입이고 발표에 익숙하지 않은 경우라면 이러한 행동을 제거하시기 바랍니다
대부분의 프레젠테이션을 어떤 목적성을 갖고 있으며 특히 이해관계가 얽혀있어 청중이 예민해져 있는 경우가 많습니다.
긴장감 있는 자리에서 이러한 불필요한 행동은 자칫 마이너스가 되는 경우가 더 많습니다.

8. 인사를 잘한다

발표 전후에 깍듯하게 인사를 하시기 바랍니다. 
첫인사와 끝인사가 상당히 많은 상대의 감정을 지배합니다.

9. 발표전에 발표 순서, 소요 시간, 질문 타임을 미리 고지 한다. 

발표전에 어떤 순서로 발표할지, 발표 시간은 얼마나 걸릴지, 질문은 언제 받는지를 미리 고지하는 것이 좋습니다.
청자들은 자신이 궁금한 것이 제때 등장하지 않으면 중간에 말을 끝거나 질문을 하는 경우가 있습니다. 
또, 발표가 끝나는 시간을 알지 못하면, 중간에 자신의 일을 핑계삼아 자리를 뜨는 경우도 있습니다. 
이 경우 초보 발표자는 긴장할 수 있으니 미리 발표순서, 소요 시간, 질문 타임을 고지 하시기 바랍니다.
*질문은 발표 후 몰아서 받는 것이 발표 초심자에게는 좋습니다.

 

10. 모르는 것을 질문받았을 때

모르는 것을 질문받으면 초심자는 긴장하게 됩니다.
그럴 때는 일단 솔직하게 '해당 부분을 미리 준비하지 못했음을 인정'하시기 바랍니다.
그리고 난 후 타자원을 활용하세요~
여기서 타자원이란 '사람'과 '시간'입니다.
즉, 해당 자리에 있는 사람 중 질문에 답변이 가능한 사람이 있다면
"혹시 김 대리님 이 부분을 알고 계시면 도움을 좀 받을 수 있겠습니까" 등으로 다른 사람을 활용하십시오
만약 해당 자리에 그 질문에 대한 답변이 가능한 사람이 없다면
'다른 시간'을 활용하세요~
즉, "죄송합니다. 이 부분을 미리 준비하지 못했습니다. 질문하신 000님께 차후 확인해서 별도로 말씀드리겠습니다" 라고 하시면 됩니다.

오늘은 이렇게 회사에 입사에서 처음 발표를 진행할 경우 어떻게 준비하는지를 알아봤습니다. 

혹시 발표를 진행하게 되신다면 위의 TIP들을 꼭 활용해보시기를 바라며, 또 하나 

실전 발표가 끝나면 해당 자리에 있었던 동료나 사수를 통해서 당일 피드백을 챙겨서 들으시기를 바랍니다. 
이 피드백을 통해서 더 성장할 수 있답니다. 

*이런 피드백 요청은 신입 시절에만 가능합니다 :)